Integritetspolicy

Syfte

Din integritet är viktig för oss på Industri Support Värmland AB. Syftet med denna policy är att säkerställa att personuppgifter hanteras i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Denna integritetspolicy är en samtyckeshandling och beskriver Industri Support Värmland AB:s behandling av personuppgifter. Policy beskriver rutiner och processer avseende vår insamling och behandling och lagring av dina personuppgifter och anger dina rättigheter. Vi ber dig noggrant att läsa igenom Integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

Den information som du lämnar till oss är frivillig. Uppgifter som saknar relevans för ändamålet behöver inte lämnas. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka tjänsten. Detta gäller samtliga kategorier av registrerade som lämnar sina personuppgifter till oss.

Industri Support Värmland AB behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för tjänsten och för tjänster som leverantören tillhandahåller eller för de ändamål som anges i Integritetspolicyn.

Vi inser att dataskydd och integritetsfrågor är ett långsiktigt ansvar, varför vi från tid till annan kan komma att uppdatera, utveckla eller anta nya policys.

Allmänna regler

Personuppgifter är information som enskilt eller i kombination med andra uppgifter kan användas för att identifiera dig som användare. Det kan exempelvis vara ditt namn, e-postadress eller ditt telefonnummer.

Varje personuppgiftsbehandling ska ske genom efterlevnad av följande principer:

• Laglighet, skälighet och transparens
• Ändamålsbegränsning
• Uppgiftsminimering
• Korrekthet
• Lagringsminimering
• Integritet och sektretess
• Ansvarsfull databehandling

För efterlevnad ställs krav på goda interna instruktioner med ett internt regelverk med god intern kontroll. De stationära medarbetarna ges kontinuerlig utbildning för att Industri Support Värmland AB ska kunna upprätthålla de krav som ställs för säker behandling, lagring och gallring av personuppgifter. Utbildningen omfattar även Informations- och IT säkerheten inom bolaget.

Om oss

Industri Support Värmland AB är ett bemannings- och rekryteringsföretag. Integritetspolicyn reglerar hur Industri Support Värmland AB samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter för vårt tjänsteutbud som är uthyrning, rekrytering, personlighets- och begåvningstester, second opinion och därmed förenlig verksamhet.

Personuppgiftsansvarig är:
Industri Support Värmland AB (556573-7482) Korpralsvägen 3
671 34 Arvika
0570-130 60

VD har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. Till bolagets representant för hantering av personuppgifter och säkerställande av efterlevnad av policyn har Berndt Levin utsetts. Alla stationära medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa. Om du har frågor eller klagomål gällande vår användning av dina personuppgifter vänligen kontakta oss via denna e-postadress: dataskydd@industrisupport.com

Industri Support Värmland AB ansvarar för samtliga personuppgifter som du lämnar i kontakt med oss. Exempelvis personuppgifter som behandlas erhålls via hemsidan, telefon, e-post, mässor, genom rekryteringsplattformen, search, referenstagning, för att upprätthålla anställningsförhållandet. Integritetspolicyn reglerar hanteringen av personuppgifter för individer hos de samarbetspartners som Industri Support Värmland AB har en affärsrelation med såsom kunder, leverantörer eller övriga kontakter inom affärsverksamheten. Integritetspolicyn är således tillämplig på enskilda individer som är kandidater, anställda, kunder, leverantörer mm.

Industri Support Värmland AB ansvarar inte för de fall personuppgifter hanteras på webbplatser som inte administreras av Industri Support Värmland AB, exempelvis andra webbplatser som har länkat våra tjänster till deras sidor.

Ändamålet

Vårt främsta ändamål med att behandla dina personuppgifter är för att kunna fullfölja våra åtaganden mot dig som kandidat, anställd, leverantör eller kund. Vi samlar även in uppgifter om dig som inte ännu är kund men som önskar bli kontaktad av oss.

De personuppgiftsbehandlingar som görs beror på vilken relation vi har till dig. Vi behandlar endast personuppgifter i den utsträckning en sådan behandling är nödvändig för tjänsten eller enligt nedan.

Anställda och kandidater

Vi behandlar dina personuppgifter för nedanstående ändamål.

• Rekrytering, administration av din ansökan, för att du ska kunna ta del av de tjänster vi levererar till våra kunder. Vi ska bland annat kunna utvärdera vem som är rätt person att rekrytera.
• För att administrera vår relation med dig och informera dig om rekryteringsprocessens fort- skridande
• Hantera eventuella ärenden om påstådd diskriminering, tvister och reklamationsärenden mot dig eller Industri Support Värmland AB eller för att kunna uppfylla övriga rättsliga skyldigheter mm.
• För att företa interna demografiska studier för att optimera verksamheten.
• För att administrera anställningsförhållandet och kunna kontakta dig under anställningen. Inkluderat kontakter via telefon, e-post och sociala media.
• Din information kan komma att användas i marknadsföring och marknadsundersökningar. Detta för att kunna förstärka kvaliteten på tjänsten. Kontakta oss om du inte önskar deltaga för marknadsföringsändamål. Kontakta oss via denna e-postadress: dataskydd@industrisupport.com

Kunder, leverantörer och potentiella kunder

Vi behandlar dina personuppgifter för nedanstående ändamål.

• För att kunna erbjuda och leverera tjänsten
• För att möjliggöra framtida affärsrelationer
• För att kunna administrera, hålla kontakt och för att fullgöra förpliktelser mellan parterna. Inkluderat kontakter via telefon, e-post och sociala media.
• För att hantera eventuella tvister och reklamationsärenden etc.
• För att kunna köpa en vara eller tjänst och kunna kontakta leverantören vid frågor mm
• Din information kan komma att användas i marknadsföring och marknadsundersökningar. Detta för att kunna förstärka kvaliteten på tjänsten. Kontakta oss om du inte önskar deltaga för marknadsföringsändamål Kontakta oss via denna e-postadress: dataskydd@industrisupport.com

Kategorier av personuppgifter samt rättslig grund

Nedan framgår de kategorier av personuppgifter som insamlas och behandlas och vilken rättslig grund som finns för hanteringen av personuppgiften.

Kandidater

De personuppgifter som behandlas utgår från de uppgifter som kandidaten själv har lämnat. I samband med att kandidaten lämnar sina personuppgifter via vår rekryteringsplattform samtycker kandidaten till ett användaravtal för att vara fullständigt sökbar för rekrytering och personaluthyrning.

För att kunna tillhandahålla tjänsten behandlas följande information inklusive men inte begränsat till; namn, adress, användarnamn, lösenord, e-post. Samt personuppgifter som inges via CV-dokument och andra ansökningshandlingar, betyg, intyg – inklusive men inte begränsat till kontaktinformation, personnummer, uppgift om utbildningar, uppgift om födelsedag, preferenser, intressen, uppgifter om arbetslivserfarenheter, uppgifter om vilja till omlokalisering, fotografi. Om kandidaten har lämnat in ett fotografi så samtycker kandidaten till att Industri Support Värmland AB behandlar ett sådant fotografi i enlighet med användaravtalet. Kandidaten kan själv när som helst redigera sin egen användarprofil.

Vi kan komma att använda tredje parter för att genomföra hela eller delar av rekryteringsprocessen. I förekommande fall har vi säkerställt att dessa partners följer denna Integritetpolicy.

Intervju och personlighets- och begåvningstester

Vi kan komma att inhämta mer information från dig för att kunna behandla din ansökan om arbete, såsom referenser, uppgifter om färdigheter eller ev yrkeslegitimation. Om du deltar vid intervjuer och genomgår kunskapstester som ett led i rekryteringsprocessen eller den efterfrågade tjänsten samlar vi in ytterligare information såsom svar på dina intervjufrågor, kunskapsfärdigheter. Tester kan således förekomma i rekryteringsprocessen.

För det fall du ställer upp på att bli fotograferad eller att du utan uppmaning från Industri-Support Värmland AB lämnar ett fotografi på dig själv samtycker du till att vi behandlar ett sådant fotografi.

Referenser

Vi jobbar med referenstagning i våra rekryteringar. Kandidater ansvarar för att informera eventuella referenser om att deras kontaktuppgifter lämnas till Industri Support Värmland AB. Det är av intresse för databehandlingen inom rekryteringsprocessen att inhämta uppgifter från referenser. Vid referenstagning kan information om känsliga personuppgifter såsom exempelvis omdömen och hälsa inhämtas exempelvis uppgifter om sjukfrånvaro samt uppgifter som är nödvändiga för rekryteringen. Om känsliga uppgifter behandlas kommer uttryckligt samtycke att inhämtas.

För behandling av referensens personuppgifter är stödet intresseavvägning. Kandidaten ansvarar själv för att delge referenten att dennes personuppgifter lämnats ut. Ytterligare information om behandling av referentens personuppgifter delges vid första kontakten.

Sociala media

Vi använder LinkedIn som professionellt verktyg i rekryteringen. Uppgifter kan komma att inhämtas från dessa medier i enlighet med användarvillkor för plattformen.

Särskilda krav

För vissa kunder och uppdrag ställs höga säkerhetskrav för verksamheten. Detta kan innebära att vi behöver behandla uppgifter om bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll eller kontroll via drogtester. Sådana kontroller kan komma att innehålla känsliga personuppgifter. Innan en kontroll kommer ett uttryckligt samtycke från kandidaten inhämtas. I de fall vi fått samtycke om bakgrundskontroll via belastningsregistret beställer du själv utdraget. Det är du som avgör om du vill beställa underlaget. Väljer du att avstå kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för tjänsten. Utdraget öppnas av dig tillsammans med Industri Support Värmland AB. Informationen kommer hanteras konfidentiellt och kommer aldrig att behandlas av Industri Support Värmland AB. Dock kan Industri Support Värmland AB muntligt stämma av resultatet med kund i syfte att tillhandahålla tjänsten.

Övrig korrespondens

Om du kommunicerar med oss via e-post, post, telefon, meddelanden på telefonsvarare eller annan form av kommunikation, kan vi behålla sådan kommunikation och informationen som vi delgivits. Detta i syfte att hantera ditt ärende hos oss, besvara din fråga, hantera ditt klagomål etc. Om du vill att vi ska avstå från att kommunicera med dig eller radera din personuppgift, vänligen kontakta oss på dataskydd@industrisupport.com

Search

Sökning av potentiella kandidater kan förekomma. Personuppgifter behandlas i förekommande fall med intresseavvägning som laglig grund. Intresset är att kunna hitta kompetenta kandidater för rekryteringsprocesser samt att kunna kontakta eller förmedla jobberbjudanden till dessa kandidater. Detta främjar till rörlighet på arbetsmarknaden och att rätt person hamnar på rätt jobb. Dessutom finns ett kommersiellt skäl då det utgör en viktig del i Industri Support Värmland AB:s kärnverksamhet. Genom sökningen får även potentiella kandidater möjligheten att ta del av jobberbjudanden som inte utannonserats offentligt och som är anpassade efter deras kompetenser. Sökningen får endast omfatta uppgifter som är relevanta och av väsentlig betydelse för att bedöma den registrerades yrkeskvalifikationer samt kontaktuppgifter. Den potentiella kandidaten ska informeras om personuppgiftsbehandlingen innan en rekryteringsprocess inleds eller innan uppgifter om den registrerade delas med kund. Senast en månad från det att uppgifterna samlades in ska den potentiella kandidaten informeras om insamlingen eller om uppgifterna samlats in för att ta kontakt med den registrerade ska det ske vid det första kontaktillfället.

Om den potentiella kandidaten registrerar sig på rekryteringsdatabasen efter att kontakten inletts samtyckes till de användarvillkor som gäller för tjänsten för att vara fullständigt sökbar för rekrytering och personaluthyrning.

Anställda

Utöver de personuppgifter som anställd lämnat till oss som kandidat enligt ovan behandlas även personuppgifter för ändamålet att administrera anställningsförhållandet baserat på anställningsavtalet. Detta avser bland annat kontaktuppgifter till anhöriga, löne- och kontouppgifter. Samt i övrigt tillkommande uppgifter som hanteras i ett anställningsförhållande. Även övrigt förekommande personuppgifter som krävs för att kunna fullgöra lönehantering till anställd. Anställd ansvarar själv för att delge närstående att dennes personuppgifter lämnats ut.

Därutöver används personuppgifter för att matcha mot potentiella uppdrag för kund. Då krävs att uppgifter om dig lämnas ut till kunder och potentiella kunder. Uppgifter om betyg och omdömen eller värderande upplysningar från exempelvis utvecklingssamtal kan komma att behandlas om det krävs för anställningen eller för att uppfylla rättsliga skyldigheter.

Industri Support Värmland AB kan också behöva hantera känsliga uppgifter för att uppfylla skyldigheterna som arbetsgivare. Detta omfattar exempelvis hälsouppgifter, uppgifter om krav om införsel. Dessutom förekommer även en rättslig skyldighet att överföra personuppgifter till div myndigheter mm.

Kunder, leverantörer och potentiella kunder

Industri Support Värmland AB behandlar personuppgifter om anställda hos kund, leverantör och potentiella kunder. Hanteringen sker i enlighet med denna Integritetspolicy. Innan kontaktuppgifterna erhålls ska kunden alternativt leverantören lämnat ett godkännande att vi hanterar personuppgifterna. Kategorier av personuppgifter som behandlas är förutom faktureringsuppgifter även kontaktuppgifter. Kontaktuppgifter avseende kunder och leverantörer omfattar namn, adress, e-post, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för att tillhandahålla och följa upp tjänsten alternativt för att säkerställa bra leveranser och möjliggöra framtida affärsrelationer. Kontaktuppgifterna behövs för befintliga relationer för att kunna upprätthålla förpliktelser enligt avtal. Gällande potentiella kunder är detta en intresseavvägning då det ligger i Industri Support Värmland AB:s kärnverksamhet att kunna presentera tjänsterna för framtida affärsrelationer. Integritetspolicyn omfattar även för personuppgifter som används för att kunna delge information och förslag inom Industri Support Värmland AB:s tjänsteområden. Detta för att kunder och potentiella kunder ska kunna ta del av innehåll som kan vara av intresse. Om du inte längre önskar mottaga denna typ av information i marknadsföringssyfte kan du kontakta Industri Support Värmland AB.

Cookies

Vi använder cookies på vår hemsida. Cookies är små textfiler som placeras på din dator, surfplatta eller mobiltelefon. Dessa filer identifierar din dator, surfplatta, mobiltelefon och lagrar dina val och annan data vid ditt besök, inkluderat spårningsanvändning i systemet och exempelvis anger varifrån du har exempelvis ansökt ett specifikt jobb eller har gjort en spontanansökan. Du behöver inte acceptera cookies från vår webbplats. I de flesta webbläsare finns möjligheten att avaktivera. För att få information om hur du avaktiverar cookies gå in på webbläsarens hjälpmeny. Om inte cookies accepteras kan funktionaliteten och på sidan påverkas. För mer information om vår användning av Cookies ta del av vår Cookie-policy som finns på vår hemsida.

Delning av personuppgifter

Om dina personuppgifter behandlas som anställd eller kandidat så hanteras dessa delvis med ändamålet att matcha mot potentiella uppdrag hos kund. För att uppfylla dessa ändamål krävs det ofta att vi lämnar ut dina personuppgifter och sammanställer dessa till kunder och potentiella kunder. Delningen är nödvändig för att snabbt kunna erbjuda kandidater och anställda aktuella och intressanta uppdrag och för att kunna erbjuda kunderna den bästa kompetensen och för att kunna öppna upp för nya affärsrelationer. I förekommande fall om det krävs för att administrera anställningsförhållandet och de förpliktelser som följer med det kan det bli aktuellt att dela dina personuppgifter med företagshälsovård och arbetsförmedling. Personuppgifter kan också komma att lämnas vidare till andra samarbetspartners om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av tjänsten.

Uppgifter kan komma att delas till kunder eller potentiella kunder utan för EES. Om vi lämnar ut personuppgifter utanför EES kommer vi att se till att personuppgifterna även fortsatt kommer att vara skyddade och vi kommer att vidta de åtgärder som krävs för att på ett lagligt sätt överföra person- uppgifterna till länder utanför EES.

Innan en delning av känsliga uppgifter görs ska det bedömas om delning är nödvändig för tjänsten och ändamålet med insamlingen. Dessutom bedöms huruvida det krävs ett uttryckligt samtycke till delning eller om det finns lagenligt stöd för att dela uppgifterna.

Information om din användarprofil som kandidat och anställd lagras i databaser som hostas av tredje parter lokaliserat i Sverige. Dessa tredje parter använder inte och har inte access till dina personuppgifter för annat ändamål än tillhandahållande av molntjänster och lagringstjänster.

För samtliga kategorier av registrerade gäller att Industri Support Värmland AB kan lämna ut dina personuppgifter till annan tredje part såsom leverantörer för vår verksamhet, exempelvis för support och tekniska ärenden av våra IT system, testföretag mm. Vi säljer inte personuppgifter till någon och delar endast personuppgifter med tredje parter som underlättar tillhandahållandet av vår tjänst, såsom underleverantörer, för vilka vi är ansvariga för.

Vi delar inte på annat sätt än vad som anges ovan dina personuppgifter till tredje part om inte:

• Du begär det eller godkänner det
• Information måste lämnas ut för att följa lagen (exv husrannsakan, föreläggande eller domstolsbeslut eller för att följa ett avtal vi har med dig, eller skydda våra rättigheter, egendom eller säkerhet för tjänsten, eller andra användare eller våra anställda
• Eller för att hantera nöd eller force majeure händelser
• Eller för att hantera tvister, krav eller bemöta personer som agerar på ditt uppdrag
• Eller för att hantera en omorganisation för bolaget, sammanslagning eller försäljning.
• Vi kan också komma att samla in aggregerande data om våra kandidater och tillgängliggöra denna information på aggregerad nivå till våra partners, tjänsteleverantörer eller partner för marknadsföringsändamål.

Säkerhet

Personuppgifterna skyddas genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. För att säkerställa konfidentiell och säker behandling använder vi datanätverk som är intrångsskyddade med brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för personuppgifter som lämnas via internet kan vi komma att använda krypteringsteknik vid överförandet av personuppgifter till servrar. De stationära medarbetarna på Industri Support Värmland AB är bundna av sekretessavtal och måste följa regler för informations- och IT säkerhet samt integritetspolicy och andra interna riktlinjer för att skydda personuppgifter.

Underbiträden

Till vissa av våra tjänster inom verksamheten och molnlösningar använder Industri Support Värmland AB underbiträden. Industri Support Värmland AB har personuppgiftsbiträdesavtal med dessa biträden. Dessa avtal ska följa de regler som finns i enlighet med GDPR och avtalen ska inte heller stå i strid med denna integritetspolicy.

Lagring och radering

Anställdas och kandidaters personuppgifter lagras av oss på våra servrar och på servrar tillhörande vår molntjänstleverantör som vi anlitar, lokaliserade i Sverige. Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling. De uppgifter som registreras i din profil kommer att sparas så länge ditt konto är aktivt, under pågående avtalsrelation och därefter två år, i vissa fall för en längre period om det följer enligt lag.

Ditt konto räknas som inaktivt om du inte har loggat in på det under en sådan period som ger skäl att tro att dina personuppgifter blivit inaktuella, att du inte längre har ett anställningsförhållande med Industri Support Värmland AB eller att du har återkallat ditt samtycke till behandling av dina personuppgifter.

Industri Support Värmland AB kommer som huvudregel att spara personuppgifterna som avser uppgifter kopplade till ansökningsprocessen och rekryteringsprocessen under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter två år, vid tillägg för upprättat anställningsavtal under innevarande år och därefter 10 år samt för uppgifter innefattande i kund och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, kontrolluppgifter, faktura, deklarationer, bokslut under avtalstiden och därefter 10 år. Lagringstiden omfattar även referentens uppgifter.

Personuppgifter som samlats in av Industri Support Värmland AB vid search ska raderas så snart det står klart att kandidaten inte kommer acceptera eller erbjudas tjänsten eller uppdraget. Detta innebär då rekryteringsprocessen är helt avslutad. Om personuppgifterna ska sparas för framtida uppdrag ska kandidaten informeras om det och kunna ges möjlighet att raderas om så önskas.

Personuppgifter kopplade till kontaktpersoner för kunder och leverantörer kommer lagras under pågående affärsrelation samt under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två år. Om personuppgifter förekommer i kundavtal samt uppgifter om affärshändelser i faktura, tidrapporter, bokslut så sparas uppgifter under avtalsperioden och därefter 10 år.

Registerutdrag, rättelse och radering,

Du har rätt att få information om vilka personuppgiftsbehandlingar som görs hos oss. Du har rätt att en gång per år begära ett registerutdrag där du kan se vilka personuppgifter vi behandlar om dig samt information om omfattning och syftet med en sådan behandling.

Du har rätt att begära rättning om vi har felaktiga personuppgifter om dig. Du har även rätt att bli raderad under vissa förutsättningar; uppgifterna krävs ej för ändamålet, om uppgifterna om dig har sparats med samtycke som laglig grund och du återkallar ditt samtycke, om personuppgifterna grundar sig på en intresseavvägning och det inte längre finns skäl som väger tyngre än ditt intresse, om personuppgifterna har behandlats olagligt. Du har ingen möjlighet att bli raderad om vi är skyldiga enligt lag att behålla uppgifterna.

Begränsning av behandling och invändning

Du har rätt att begära begränsning i behandlingen av dina personuppgifter. Begäran blir inte uppfylld om det är ett krav att behandlingen ska ske för att tjänsten ska kunna uppfyllas och fungera.

Du har också rätt att invända mot en personuppgiftsbehandling. Industri Support Värmland AB kommer då att upphöra med behandlingen under tiden som frågan utreds.

Dataportabilitet

Du har rätt till dataportabilitet under förutsättning att den rättsliga grunden är samtycke eller avtal och det du kan få ut är personuppgifter som rör dig, som du själv tillhandahållit eller som genererats av dina aktiviteter.

Återkallat samtycke och känsliga personuppgifter

Du har alltid rätt att återkalla ett samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter.

Industri Support Värmland AB kan i enlighet med tillhandahållandet av tjänsten och denna integritetspolicy behöva behandla känsliga uppgifter. För behandling av känsliga uppgifter finns det ett uttryckligt samtycke. Känsliga uppgifter kan därutöver behöva behandlas för att Industri Support Värmland AB ska kunna uppfylla sina skyldigheter som arbetsgivare.

Tillsynsmyndighet

Tillsynsmyndigheten för hantering av personuppgifter är svenska Integritetsskyddsmyndigheten. Om det finns klagomål över hanteringen av dina personuppgifter kan man vända sig till dem.

Åberopande av rättigheter

Du kan kontakta oss via dataskydd@industrisupport.com om du vill åberopa dina rättigheter eller via telefonnummer 0570-130 60. Berndt Levin är bolagets representant för denna typ av frågor.

Ändringar i integritetspolicyn

Industri Support Värmland AB kan komma att från tid till annan uppdatera och utveckla tjänsteerbjudandet vad gäller rekryteringstjänster, varför även integritetspolicyn kan komma att uppdateras. Ändringar publiceras på vår webbplats. Om det krävs enligt lag kommer berörda bli informerade på annat sätt. Om vi ändrar på ett sätt som väsentligt skiljer sig från det som man samtyckt till kommer berörd att underrättas om dessa förändringar och på nytt samtycka till hanteringen av berörd personuppgift. Gällande policy är uppdaterad 2018-05-07.